Новости
09.05.2023
с Днём Победы!
07.03.2023
Поздравляем с Международным женским днем!
23.02.2023
Поздравляем с Днем защитника Отечества!
Оплата онлайн
При оплате онлайн будет
удержана комиссия 3,5-5,5%








Способ оплаты:

С банковской карты (3,5%)
Сбербанк онлайн (3,5%)
Со счета в Яндекс.Деньгах (5,5%)
Наличными через терминал (3,5%)

ОБРАБОТКА ВХОДЯЩЕЙ ДОКУМЕНТАЦИИ В МЕДИЦИНСКОЙ ОРГАНИЗАЦИИ В АСПЕКТЕ ПРОЦЕССНОГО ПОДХОДА И ФУНКЦИОНАЛЬНО-СТОИМОСТНОГО АНАЛИЗА

Авторы:
Город:
Москва
ВУЗ:
Дата:
12 декабря 2018г.
Аннотация

В статье рассмотрена обработка входящей документации в медицинской организации в аспекте процессного подхода и функционально-стоимостного анализа. Представлены графическая модель процесса «Обработка входящей документации», а также текстовое описание данной модели и функционально- стоимостной анализ компонентов процесса.

Деятельность медицинского учреждения представляет собой совокупность процессов – основных, направленных на оказание медицинской помощи, и вспомогательных, обеспечивающих основную деятельность (1). В число вспомогательных процессов входит организация документооборота. Усложнение процессов в здравоохранении, рост числа контрагентов, контролирующих, финансирующих и проверяющих организаций неизбежно повлекло за собой рост и усложнение документооборота в медицинских организациях (2).

В данной публикации представлены графическая модель и ее текстовое      описание процесса обработки входящей документации и функционально-стоимостной анализ компонентов процесса.

Процесс «Обработка входящего документа» включает 11 этапов (Ошибка! Источник ссылки не найден., Приложение 1, Рис.1).



Инициацией процесса «Обработка входящего документа» является входящий документ. На основании входящего документа начинается его предварительное рассмотрение – этап 1. На данном этапе выполняются следующие работы: проверка правильности адресования. Выполнение работ на данном этапе обеспечивает отдел делопроизводства, ответственным лицом является документовед.

Следующим этапом после рассмотрения документа проводится регистрация документа. На данном этапе осуществляется занесение документа в журнал регистрации. Выполнение работ на данном этапе обеспечивает документовед отдела делопроизводства. По результатам этапа должна быть сформирована выходная информация: запись в журнале регистрации входящей документации.

Следующим этапом после регистрации документа проводится присвоение номера входящего. На данном этапе осуществляется присвоение номера входящего на основании сделанной на предыдущем этапе записи в журнале регистрации входящей документации. Выполнение работ на данном этапе обеспечивает документовед отдела делопроизводства.

Следующим этапом после присвоения номера входящего проводится передача документа на рассмотрение руководителю. Выполнение работ на данном этапе обеспечивает документовед отдела делопроизводства.

Следующим этапом после передачи документа на рассмотрение руководителю проводится рассмотрение документа руководителем. Выполнение работ на данном этапе обеспечивает администрация госпиталя – начальник КГ.

Следующим этапом после рассмотрения документа руководителем проводится вынесение резолюции по документу. Реализация работ осуществляется в соответствии со следующим бизнес правилом: резолюция выносится строго на оригинале документа. Выполнение работ на данном этапе обеспечивает администрация госпиталя - начальник КГ.

Следующим этапом после вынесения резолюции по документу принимается решение о дальнейшей работе с документом, в случае если входящий документ не требует ответа, осуществляется ознакомление с документом заинтересованных лиц в части касающейся. Реализация работ осуществляется в соответствии со следующим бизнес правилом: исполнитель (заинтересованное лицо) ставит подпись и дату получения документа на бумажном оригинале. Выполнение работ на данном этапе обеспечивает подразделение обеспечивающего персонала – секретарь. В том случае, если на входящий документ требуется подготовить ответ, после вынесения резолюции по документу осуществляется передача документа исполнителю. Реализация работ осуществляется в соответствии со следующим бизнес правилом: исполнитель (заинтересованное лицо) ставит подпись и дату получения документа на бумажном оригинале. Выполнение работ на данном этапе обеспечивает подразделение обеспечивающего персонала – секретарь.

Следующим этапом после передачи документа исполнителю ставится отметка о сроках исполнения документа. Выполнение работ на данном этапе обеспечивает документовед отдела делопроизводства.

Следующим этапом после отметки о сроках исполнения документа проводится контроль исполнительской дисциплины. Выполнение работ на данном этапе обеспечивает документовед отдела делопроизводства.

Следующим этапом после контроля исполнительской дисциплины проводится обработка исходящего документа «разложен». Выполнение работ на данном этапе обеспечивает документовед отдела делопроизводства.

Завершающим этапом процесса является перемещение и архивирование документа. Выполнение работ на данном этапе обеспечивает документовед отдела делопроизводства.

Реинжиниринг процесса обработки входящего документа может осуществляться только в части формирования бумажного документа: он может быть исключен, если в организации утвержден порядок исключительно электронного документооборота.

Результаты функционально-стоимостного анализа процесса обработки входящего документа представлены в таблицах (Таблица 1,Таблица 2)

Таблица 1 Результаты функционально-стоимостного анализа процесса обработки входящего документа в разрезе подразделений и должностей

 

 

Этап

 

 

Периодичность

 

 

Подразделение, должность

Число часов/минут (для указанной периодичности)

Предварительное рассмотрение документа

 

15     раз в день

Делопроизводство: документовед

 

0:45

 

Регистрация документа

 

15     раз в день

Делопроизводство: документовед

 

1:15

Присвоение номера входящего

 

15     раз в день

Делопроизводство: документовед

 

0:15

Передача документа на

рассмотрение руководителю

 

15     раз в день

 

Делопроизводство: документовед

 

0:15

Рассмотрение документа руководителем

 

15     раз в день

 

Администрация: начальник КГ

 

0:30

Вынесение резолюции по документу

 

15     раз в день

 

Администрация: начальник КГ

 

0:15

Ознакомление с

документом заинтересованых лиц, в части касающейся

 

 

15     раз в день

 

Делопроизводство: документовед

 

 

0:45

Передача документа исполнителю

 

15     раз в день

Обеспечивающий персонал: секретарь

 

1:15

Отметка о сроках исполнения документа

 

15     раз в день

Делопроизводство: документовед

 

0:30

Контроль

исполнительской дисциплины

 

1     раз в день

 

Делопроизводство: документовед

 

0:15

Обработка исходящего документа «разложен»

 

20     раз в день

Делопроизводство: документовед

 

1:00

Перемещение и архивирование документа

 

1     раз в день

Делопроизводство: документовед

 

0:20

 

 

Таблица 2 Результаты функционально-стоимостного анализа процесса обработки входящего документа (суммарные)

 

 

Подразделение

 

Должность

Ежегодные трудозатраты (час.):

Безусловные

Дополнительные

**)

Делопроизводство

Документовед

1317 ч. 20 мин.

нет

Администрация

Начальник КГ

185 ч. 15 мин.

нет

Обеспечивающий

персонал

 

Секретарь

 

308 ч. 45 мин.

нет



Целевыми показателями (индикаторами) являются:

·          требования входящих документов исполнены в полном объеме и в установленные сроки;

·          обеспечение надлежащего хранения документации.

Мониторинг процесса обработки входящего документа.

Мониторинг (контроль) выполнения процесса осуществляет /отдел делопроизводства, документовед/. Способами контроля являются: отслеживание информации, содержащейся во входящем документе.

Основными факторами риска невыполнения или несвоевременного выполнения процесса обработки входящего документа являются:

·          невыполнение и (или) несвоевременное выполнение требований вышестоящей организации;

·          несвоевременные ответы на запросы следственных органов.

Их устранению (снижению интенсивности) способствуют следующие действия: строгий контроль за сроками и качеством исполнения документа, также работой исполнителей.

 

Список литературы

 

1.        Иванов А.И., Сударев И.В., Никифоров С.А., Гандель В.Г. Процессный подход при оказании медицинской помощи//Ремедиум. - №10. – 2010. – с,51-54 (URL: http://remedium- journal.ru/arhiv/detail.php?ID=39599&num=%B910&sec_id=4482; дата обращения – 08.10.2018).

2.        Чернышев В.М., Степанов В.В., Садовой М.А., Зулин Я.В., Щепина Е.Ю. Делопроизводство в учреждениях здравоохранения. - НГМУ, Новосибирск. - 2009. – 128 с. (URL: http://www.somc- nsk.ru/Documents/books/10.pdf; дата обращения – 08.10.2018).