УПРАВЛЕНИЕ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТЬЮ, КАК ФАКТОР УСПЕШНОЙ ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ

Грамотное управление дебиторской задолженностью, аналитика и контроль, а также поддержание достаточного объема свободных денежных средств на счетах, обеспечивает стабильность работы предприятия. Немаловажное место при этом занимает работа с просроченной задолженностью – переписка и претензионная работа.

Как правило, для большинства предприятий главным источником финансирования выступают денежные средства, поступающие от покупателей: наличие определенного объема свободных денежных средств на счетах предприятия позволяет регулярно и в срок выплачивать заработную плату работникам, погашать кредиторскую задолженность и т.п.

Так, торговые и производственные предприятия, реализующие свою продукцию большому числу клиентов, наиболее подвержены риску возникновения просроченной дебиторской задолженности. Для них управление дебиторской задолженностью - важная часть управления оборотными активами предприятия, необходимая для поддержания его платежеспособности. Возникает вопрос - как должна выглядеть "идеальная" система управления дебиторской задолженностью, как предприятию можно определить, что действующая на нем система неидеальна и в каком направлении ее следует совершенствовать.

Важно помнить, что даже при рентабельных продажах может возникнуть ситуация, когда организация столкнется с дефицитом собственных денежных средств и будет вынуждена искать другие источники финансирования. Особенно это актуально для вновь созданных компаний, которым сложнее оперативно получить кредит. В связи с этим, с одной стороны, наличие дебиторской задолженности приводит к изъятию денежных

средств из оборота организации со всеми вытекающими из этого потерями, с другой стороны, дебиторская задолженность является коммерческим кредитом для клиентов компании, причем более дешевым, чем банковский кредит.

Для эффективного управления дебиторской задолженностью целесообразно разработать положение о политике и процедурах контроля над задолженностью.

На практике, данный документ, на многих предприятиях разработан и может состоять из следующих разделов.

1   раздел. Плановый уровень дебиторской задолженности. В этом разделе отражают плановую стратегию

развития организации, ее политику сбыта, результаты которых она желает достичь. Плановый уровень дебиторской задолженности вычисляется расчетным путем и представляет максимально допустимый размер дебиторской задолженности, позволяющей, избежать дефицита денежных средств предприятия.  При этом важно учитывать отраслевую специфику деятельности компании, существование фактора сезонности и рыночной конъюнктуры при определении максимальных значений дебиторской задолженности. Размер дебиторской задолженности может увеличиваться по причине поддержания объема продаж в кризисное время, и, наоборот, во время стабильных продаж компания может себе позволить требовать от покупателей предоплаты или досрочного погашения задолженности.

В случае пересмотра лимита дебиторской задолженности в сторону увеличения проводится предварительная финансовая оценка. Для этого определяется стоимость содержания дебиторской задолженности: расходы компании на обслуживание банковских кредитов, привлеченных для пополнения оборотных средств, дополнительный объем реализации, связанный с увеличением лимита.

Рассмотрим простой пример. На предприятии установлен фиксированный уровень дебиторской задолженности - 80 тыс. руб. Предполагается увеличить его до 180 тыс. руб. При этом планируемый объем продаж - 2500 тыс. руб. Ставка банка по кредитным ресурсам - 15%. Рентабельность продаж - 10%.

Рассчитаем стоимость содержания дебиторской задолженности в случае увеличения ее фиксированного уровня:

(180 тыс. руб. - 80 тыс. руб.) х 15% = 15 тыс. руб.

Определим объем продаж, который необходим для покрытия расходов на пополнение оборотных средств:

15 тыс. руб.: 10% = 150 тыс. руб.

Итого плановый объем продаж в случае увеличения фиксированного уровня дебиторской задолженности составит:

2500 тыс. руб. + 150 тыс. руб. = 2650 тыс. руб.

2    раздел. Условия и процедура кредитования клиентов. В документе регламентируется  ряд условий, которым клиент должен соответствовать, при возможности предоставления ему кредита. На практике, большинство российских предприятий условно разделяют клиентов по типам, определив условия для каждого:

-     ключевой клиент (крупный клиент, который делает большие заказы и регулярно выполняет свои обязательства);

-   рядовой клиент (мелкий клиент, регулярно выполняющий свои обязательства);

-     новый клиент (может быть мелким или крупным, но неизвестно, как он будет выполнять свои обязательства);

-   проблемный клиент (мелкий или крупный клиент, регулярно не выполняющий свои обязательства)15.

Для каждой организации эти типы различаются, как и условия, предъявляемые к ним.

В этом разделе также прописываются этапы сбора и обработки информации о клиенте, необходимой для принятия решения и предоставлении кредита, порядок назначения ответственных за сбор информации лиц. В основном это бухгалтерская отчетность клиента. Способом получения дополнительной информации может быть личное посещение офиса клиента менеджером, получение необходимых сведений от компаний, которые уже работали с данным клиентом.

При работе с дебиторской задолженностью на начальном ее этапе работы целесообразно провести анализ ее оборачиваемости. Для  этого рассчитывают  коэффициент  оборачиваемости дебиторской  задолженности и коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности в днях.

Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности. Показывает, насколько быстро организация получает оплату за свои товары от покупателей. Вычисляется как отношение выручки от реализации в кредит к среднему остатку дебиторской задолженности за определенный период времени.

1     В.В. Твердохлебов, финансовый контролер "Российский налоговый курьер", N 18, сентябрь 2013 г.

Коб = Выручка/ ДЗ

Значение этого коэффициента показывает, сколько раз за определенный период времени организация получила от покупателей оплату, то есть сколько раз выставленные счета превращались в реальный денежный поток. Или иначе - сколько выручки приходится на 1 руб. дебиторской задолженности.

Чем выше значение этого коэффициента, тем меньший период времени проходит между отгрузкой продукции клиентам и ее оплатой. Высокие значения этого коэффициента положительно отражаются на ликвидности компании и ее платежеспособности. Косвенно этот показатель позволяет оценить общую эффективность работы с клиентами в части погашения дебиторской задолженности, а также отражает существующую в организации политику по управлению дебиторской задолженностью.

Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности в днях. Характеризует средний срок, в течение которого происходит погашение задолженности или среднее время сбора этой дебиторской задолженности. Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности в днях рассчитывается следующим образом:

величина среднего остатка дебиторской задолженности х 365 дней / сумма продаж в кредит или выручка. Следовательно, чем меньше значение данного показателя, тем лучше финансовое положение предприятия.

Отметим, что выручка в формулах используется, когда нельзя точно рассчитать сумму продаж в кредит. Если же это возможно, то для получения наиболее актуальных данных следует использовать сумму продаж в кредит.

Для контроля над величиной дебиторской задолженности компании анализируют задолженность по срокам ее возникновения. Анализ дебиторской задолженности по срокам возникновения выполняется на основе отчета в разрезе клиентов, выгруженного из специализированной программы бухгалтерского и торгового учета (например, 1С). В нем суммарный остаток по счету каждого клиента распределяется по столбцам в зависимости от даты операции в той периодичности, которая характерна для компании.

Работа с просроченной задолженностью происходит в виде претензионной работы, обеспечивающей возврат дебиторской задолженности в минимальные сроки. В случае если срок оплаты дебиторской задолженности уже истек, то начинается процедура претензионной работы, которая  состоит  из следующих этапов.

1.     Регулярные звонки-напоминания. Первое, что должен делать бухгалтер (менеджер), регулярно звонить и напомнить, при этом задействовать не только менеджера покупателя, но и бухгалтерскую службу. Зачастую этого бывает вполне достаточно, чтобы обеспечить оплату. В любом случае звонки более эффективны, так как от них сложнее уклониться, чем от писем. Однако, письма типа заказного, также имеют место быть, в случае доказательства при судебном регулировании.

2.     Направление контрагенту акта сверки взаиморасчетов. Компания составляет акт сверки взаиморасчетов, который подписывают обе стороны. Если контрагент подписывает акт сверки взаиморасчетов, по которому за ним числится долг, то это означает, что он признает имеющуюся задолженность. При этом срок исковой давности прерывается и начинает течь заново (ст. 203 ГК РФ).

3.     Личные визиты. Это крайняя мера мягкого воздействия на должника. Практика показывает, что применять ее целесообразнее только в отношении важных клиентов.

4.     Предсудебное уведомление о взыскании. Должника уведомляют о начале процедуры взыскания, то есть передаче дела в юридический отдел для подачи искового заявления в суд.

Для эффективного управления дебиторской задолженностью необходимо правильно распределить обязанности и ответственность между коммерческим, финансовым, юридическим и другими подразделениями, а порядок взаимодействия участников процесса управления дебиторской задолженностью должен быть строго регламентирован, особенно это касается моментов возникновения просроченной дебиторской задолженности.

В общем виде распределение функций представим в Табл. 1 16.

16     Д. Чиков, финансовый директор ГК "Интарис""Финансовая газета. Региональный выпуск", N 11, 12, март 2011 г.

Таблица 1

     Таким образом, наличие дебиторской задолженности не грозит предприятию финансовыми убытками. При грамотно выстроенной системе управления дебиторской задолженностью позволяет предприятию выбирать платежеспособных дебиторов, увеличить величину операционной прибыли и динамику продаж.

Список литературы

1.     Твердохлебов В.В., Финансовый контролер, «Российский налоговый курьер», № 18, сентябрь 2013 г.

2.     Чиков Д., Контроль над дебиторской задолженностью, «Финансовая газета». Региональный выпуск", № 11, 12, март 2011 г.

3.     Милых И. Кредитная политика предприятия как инструмент управления дебиторской задолженностью.«Консультант», № 11, июнь 2011 г.